ادامه مستند مدیریت فرآیندهای کسب و کار – بخش دوم

در مستندات گذشته در مورد مفهوم مدیریت فرآیندهای کسب و کار، به طور کامل به مفاهیم مربوطه و برخی مطالب مرتبط به کارایی و کاربردهای BPM پرداخته شد این مستند به تشریح سوالات متدوال باقیمانده در مورد BPM می پردازد

۶- مزایای یک BPM متن باز نسبت به سایر گزینه ها چیست؟
راهکارهای سنتی BPM ( مدیریت فرآیندهای کسب و کار ) عموماٌ نرم افزارهای اختصاصی هستند که با رویکرد از بالا به پایین طراحی شده اند. چنین نرم افزارهایی غالباٌ منعطف نبوده و قابلیت برقراری ارتباط با نرم افزارها یا ماژول های دیگر را ندارند. ویژگی های نرم افزارهای BPM متن باز منجر به ترویج BPM در سراسر سازمان می شود. ازجمله اینکه حداقل هزینه برای خرید نرم افزار صرف می شود (نسبت نرم افزارهای اختصاصی و دارای لایسنس فروش) و این در حالی است که قابلیت های اساسی و ضروری در آن ها تعبیه شده است. علاوه بر این از انعطاف پذیری بالایی چه در حوزه مدیریتی (طراحی) و چه در لایه فناوری اطلاعات (اجرا) برخوردار هستند.
نرم افزارهای متن باز به صورتی ذاتی جامعه محور و جامعه نگر هستند و عملاٌ برخورداری از توانایی و دانش دیگران منجر به بهبود نهایی محصول خواهد شد. کاربران نرم افزارها به خوبی نیازهای خود را می شناسند. همچنین بسیاری از آن ها مهارت لازم برای توسعه و انطباق محصول با نیازمندی های خود را دارند (این توسعه و انطباق می تواند با استفاده از منابع سازمان و یا حتی ترجمه هسته اولیه نرم افزارهای متن باز شکل گیرد). سپس بهبودهای صورت گرفته در نرم افزار با سایرین به اشترک گذاشته می شود و در واقع برای حل بسیاری از مشکلات، ضرورتی برای تلاش مجدد وجود ندارد. انجمن کاربران نرم افزار می توانند با استفاده از کانال های ارتباطی مختلف، دانش و تجربه خود را منتشر کنند. بدین وسیله نرم افزارهای متن باز می توانند مسیر رشد و توسعه برای پاسخگویی به نیازمندی های گوناگون را طی کنند.

۷- آیا BPM توسط تحلیل گران کسب وکار و مدیران استفاده می شود و یا توسط برنامه نویسان؟
بعد از پیاده سازی BPM در سازمان، تمامی افراد سازمان با سطوح مهارتی و دانشی متفاوت می توانند از BPM استفاده کنند.
گروه مدیریت می توانند با استفاده از BPM روال های جاری و روزمره سازمان را شناسایی کرده و فرایندهای درست و روشن را با استفاده از علائم استاندارد مدیریت فرایند کسب کار ترسیم نمایند. معمولاً مدیران برای مانیتور فعالیت های سازمان نیازمند شناسایی شاخص های کلیدی عملکرد هستند، با استفاده از مدل های فرایندی قادر خواهند بود تا با شبیه سازی روال ها و بررسی فرایندهای جایگزین، مناسب ترین گزینه (روال) را تعیین کنند و پس از اجرایی ساختن آن و جمع آوری نسبی داده های حاصل اقدام به بهبود تصحیح فرایندها نمایند و چنانچه یک فرایند نیازمند تغییرات اساسی باشد در آن صورت یک BPM منعطف این قابلیت را برای ایجاد تغییرات پیچیده و آزمودن مجدد و البته بدون تحمیل هزینه های هنگفت در اختیار می گذارد.
از سویی متخصصان فناوری اطلاعات نیز به محیطی کارآمد برای طراحی و توسعه نرم افزار نیازمند هستند که قابلیت طراحی و توسعه سریع و چابک را داشته باشد. یک ابزار BPM انعطاف پذیر، چنین بستری را برای ایشان ایجاد می کند تا بتوانند با حداقل برنامه نویسی، امکاناتی چون توسعه، تست و حتی شبیه سازی را داشته باشند.
ابزارهای BPM پیشرفته تر هر دو مزیت را در قالب یک محصول یا بسته در اختیار جامعه هدف خود قرار می دهند.

۸- ارتباط بین BPM و توسعه یک نرم افزار چیست؟

BPM قابلیت ایجاد یک تغییر اساسی در مسیر توسعه نرم افزارهای تحت وب را داراست. طراحی و توسعه نرم افزار بر مبنای راهکارهای مرسوم و قدیمی بسیار طولانی و پرهزینه بوده و پیاده سازی یک راهکار از ایده تا محصول عملاٌ چندین ماه به طول خواهد انجامید. علاوه بر این، کد نویسی با رویکردهای سنتی مستلزم بهره مندی از نیروهای با تخصص بالا بوده و یا برای جبران این کاستی، برون سپاری تولید نرم افزار امری اجتناب ناپذیر خواهد بود. ابزارهای BPM کارآمد توانایی لازم برای طراحی فرایند و نرم افزار را به صورت همزمان در اختیار کاربر قرار می دهند.

۹- خودکار سازی فرآیندها توسط BPM چگونه انجام می شود؟
همان طور که پیش تر از BPM به عنوان یک تکنولوژی یاد شد، فرایندهای طراحی شده قابلیت تبدیل به یک نرم افزار را دارند. نرم افزاری که می تواند به صورت اتوماتیک به تولید داده، آرشیو داده ها، ارسال پیام و نمایش اطلاعات به کاربران بپردازد.
بسیاری از اوقات همزمان با فاز تحلیل یک سامانه و یا حتی پس از توسعه و پیاده سازی آن، با آیتم هایی روبرو می شوید که چنانچه به صورت خودکار در سامانه انجام شوند از کارایی بیشتری بهره مند خواهید شد. به طور مثال خودکاری سازی ورود اطلاعات روزمره در سامانه (خواندن اطلاعات از یک منبع اطلاعات به صورت اتوماتیک) به جای ثبت یک به یک توسط کاربران، ارزش افزوده بسیاری ایجاد خواهد کرد. از دیگر منافع خودکارسازی فرایندها، ایجاد بستری مناسب برای تعامل بهتر با مشتریان سازمان و شریکان تجاری است.

۱۰- چطور می توان استفاده از BPM را آغاز کرد؟
بهترین حالت برای آغاز، شناسایی یک فرایند جاری در سازمان است که البته قابلیت بهبود را دارد. اگر به دنبال اعتبارسنجی BPM هستید بهتر است فرایندی را انتخاب کنید که به واسطه بهبود آن، بتوان کاهش چشمگیری در هزینه، زمان و یا هر فاکتور قابل اندازه گیری دیگر ایجاد کرد. البته ممکن است به خاطر کاهش میزان ریسک، به انتخاب یک فرایند ساده و کوچک بسنده کنید اما باید بدانید که فرصت یک بهبود تأثیرگذارتر را از دست خواهید داد. فرصتی که می توانست مسیر پیاده سازی BPM به سازمان را هموارتر کند.
بدون توجه به قابلیت های BPM، مدل سازی فرایند را آغاز کنید، سپس با استفاده از رویکرد BPM بهبودهای لازم را در فرایند تعبیه کنید. در مراحل آغازین یافتن نقاط بهبود اندکی سخت به نظر می رسد اما به احتمال زیاد با بررسی بیشتر، نقاط بهبود آشکارتر می شود چرا که بیشتر فعالیت های مهم (و یا حتی روزمره)، هیچ گاه با جزییات کامل مستند نشده اند. اینک فرصت مناسبی برای مستندسازی روالی است که در حال حاضر در سازمان جاری و ساری است و نیز روالی که به واسطه بهبود در آینده پیاده سازی خواهد شد. سپس به بررسی جزییات فعالیت کارکنان بپردازید، اینکه دقیقاٌ چه کاری انجام می دهند؟ چرا این کار را انجام می دهند؟ از چه منابعی برای انجام کار استفاده می کنند؟ گلوگاه های کاری ایشان کجاست؟ با اعمال چه تغییراتی فعالیت ایشان کارآمدتر خواهد شد؟
با طرح چنین سؤالاتی نه تنها با جزییات فرایندهای جاری آشنا خواهید شد بلکه در آینده نیز، کارکنان با حسن نیت و تعامل بیشتر با راهکار جدید کنار خواهند آمد (تا اینکه بدون هیچ گونه هماهنگی با ایشان، آن ها را مجبور به استفاده از راهکارهای جدید نمایید). ذینفعان و بهره برداران را نیز در جریان قرار دهید، یعنی تمامی افرادی که مسئولیت اجرایی سازی فرایند را به عهده خواهند داشت و یا گروه مدیریتی که از اجرای فرایند منتفع خواهند شد. در فاز آزمایش در صورت امکان کاربران نهایی را نیز در پروژه دخالت دهید و از نقطه نظرات ایشان برای بهبود استفاده کنید.
تلاش ساده برای “افزایش بهره وری” یک خواسته مبهم است، بنابراین انتظارات واقعی و قابل اندازه گیری تعیین کنید و قبل و بعد از اجرای BPM آن ها را مانیتور و ارزیابی کنید. راه های کوچک تر را برای پیاده سازی جست وجو کنید اما فرایندی را انتخاب کنید که با بهبود آن، نتایج مربوطه در سازمان به راحتی تسری یابد.

مقالات مرتبط:

ادامه مستند مدیریت فرآیندها ی کسب و کار – بخش اول مدیریت فرایندها ی کسب و کار بهینه سازی فرایند چیست؟ چالش های رایج در بهینه‌سازی فرایند