درآمدهای ازدست‌رفته، عدم اتمام فعالیتها در موعد مقرر، مشتریان ناراضی و … ازجمله آثار سوء هستند که به‌واسطه گلوگاه‌های موجود در سازمان به وجود می‌آیند. در سال ۲۰۱۳ میلادی، شرکت نرم‌افزاری بونیتا (Bonitasoft) به مطالعه و بررسی دلایل اصلی گلوگاه‌های سازمانی و نیز تلاش‌های صورت گرفته برای مرتفع نمودن آنها (در آمریکای شمالی) پرداخته است. نتایج حاصل در نمودارهای ذیل نمایش داده‌شده است.
ابزار متن باز iReport Designer یک برنامه مستقل گرافیکی متن‌باز و رایگان است که امکان طراحی گزارش را فراهم می‌کند و قادر به اجرای گزارش با استفاده از منابع داده‌ای است که توسط موتورهای jasperReport پشتیبانی می‌شوند. با استفاده از iReport می‌توان گزارش‌های پیچیده حاوی تصاویر، نمودارها، جدول‌ها، زیر گزارش‌ها و … را طراحی کرد. iReport می‌تواند از طریق jdbc، JavaBeans، CML، Hibernate، CSV و … به داده‌ها دسترسی داشته باشد و خروجی را در قالب پرونجاهای pdf، word، excel و. … منتشر کند.
Jasper Report یک ابزار متن‌باز برای گزارش‌گیری در برنامه‌های جاوایی است که می‌توان خروجی گزارش را در قالب‌های مختلف مشاهده و دریافت کرد. پسوند فایل‌های تهیه شده jasperReporst یک نوع از فایل های XML است که به آن JRXML می گویند. این نوع فایل ها را می توان به صورت دستی و یا با استفاده از ابزار طراحی کرد.
تعریف مهندسی مجدد فرایند
در مورد تعریف مهندسی مجدد فرایند بین کارشناسان و متخصصان امر اتفاق نظر کامل وجود ندارد و تعاریف گوناگونی برای آن ارائه شده است، در زیر نمونه‌هایی از این تعاریف آمده است:
منگانلی و کلین:« طراحی مجدد ریشه‌ای و سریع فرایندهای استراتژیک و ارزش‌افزای کسب و کارــ و سیستم ها، سیاستها، و ساختارهای سازمانی پشتیبان آنها ــ به منظور بهینه سازی جریان کارها و افزایش بهره وری در یک سازمان.»
اُبُلنسکی: « مجموعه کارهایی که یک سازمان برای تغییر فرایندها و کنترل های درونی خود انجام می دهد تا از ساختار سنتی عمودی و سلسله مراتبی، به ساختاری افقی، میان فعالیتی، مبتنی بر تیم و مسطح تبدیل شود که در آن، همه پردازشها برای جلب رضایت مشتریان صورت می گیرد.»
پِپارد و رولاند: «مهندسی مجدد یک فلسفه بهبود است که هدفش دستیابی به بهبودهای مرحله‌ای در عملکرد به وسیله طراحی مجدد فرایندهاست و در این طراحی مجدد، سازمان می‌کوشد فعالیتهای ارزش‌افزا را به حداکثر و دیگر فعالیتها را به حداقل برساند. این رهیافت می تواند در سطح یک فرایند منفرد و یا در کل سازمان به کار گرفته شود.»
مایکل همر و چمپی: «باز اندیشی بنیادین و طراحی مجدد و ریشه ای فرایندها برای دستیابی به بهبودهای چشمگیر در معیارهای حساس عملکردی مانند هزینه، کیفیت، خدمت و سرعت » این تعریف یکی از بهترین شرح های مهندسی مجدد می باشد که به تعداد قابل ملاحظه ای در مجلات آورده شده است مایکل همر ۴ کلمه ی کلیدی را در تعریف خود آورده که عبارت انداز:
همان‌طور که در مقالات قبلی اشاره شد چالش‌ها و تهدیدهای بسیاری در مسیر بهینه‌سازی فرایند وجود دارد که در صورت عدم وجود آمادگی لازم، موفقیت حاصل نخواهد شد. در ادامه به معرفی و توضیح مختصر پنج پیش‌نیاز در بهینه سازی فرایند می‌پردازیم.
۱٫ مشتریان
اساسی‌ترین دلیل برای بقای یک سازمان مشتریان هستند. این مشتریان هستند که به آینده یک سازمان شکل می‌دهند؛ بنابراین قبل از هرگونه اقدام برای بهینه‌سازی، اولویت با شناسایی مشتریان و چگونگی تعامل با آن‌هاست.
در ابتدای امر مشتریان خود را شناسایی کنید، هرچند که ممکن است در سازمان‌های بزرگ شناسایی آنها به دلایلی چون وجود مشتریان میانی سخت‌تر باشد. سپس آنچه را که برای مشتریان شما به‌عنوان یک ارزش (نتیجه موفق) تلقی می‌شود را بیابید، به‌عنوان یک مشتری و از نگاه مشتری وارد سازمان شوید. این سفر (تجربه) کوتاه منجر به شناخت بهتر خواسته‌های یک مشتری واقعی می شود و بهتر می‌توان نیازمندی‌های و انتظارات وی را تشخیص داد. بهبود فرایندها باید منطبق بر چارچوبی باشد که درنهایت انتظارات مشتری از سازمان را برآورده می‌سازد. ازآنجایی‌که بازگشت مشتریان به‌سوی سازمان مهم است لذا نمی‌توانیم آنها را مجبور سازیم تا به‌گونه‌ای که ما می‌خواهیم کار و یا رفتار کنند، با این تفاسیر یک رویکرد مشتری محور، می‌تواند راهکار مناسبی باشد. از سویی هر سازمان استراتژی خاص خود را داشته (افزایش سود، کسب سهم بیشتر از بازار و …) که باید لحاظ گردد و نباید مغفول واقع شود. نتیجه مطلوب‌تری زمانی به دست می‌آید که استراتژی سازمان همسو با انتظارات مشتریان باشد.
کار خود را با در نظر داشتن یک پایان، آغاز کنید؛ “مشتری راضی” .
اگر شما به دنبال بهینه‌سازی فرایند هستید می‌بایست پنج چالش ذیل را پشت سر بگذارید.
۱- آغاز و پایان نامشخص
۲- استفاده از شاخص‌های نادرست عملکرد
۳- عدم‌حمایت درون‌سازمانی
۴- در نظر نگرفتن تغییرات
۵- اجرایی نشدن فرایندها
ازآنجایی‌که امروزه بسیاری از کسب‌وکارها و سازمان‌های دولتی نیز از نرم افزارهای متن‌باز استفاده می‌کنند به نظر می‌رسد مقوله پایین بودن هزینه، تنها دلیل برای انتخاب یک نرم افزارهای متن‌باز نیست؛ و چنانچه موضوع غیر از این بود بسیاری از سازمان‌ها به‌محض عبور از دوران رکود بازهم به نرم‌افزارهای گران‌بهای اختصاصی روی می‌آوردند درحالی‌که چنین نیست. درهرصورت نرم‌افزارهای رایگان متن‌باز (FOSS)free and open source software) )مزایای بی‌شمار دیگری دارند که برخی از آنها بسیار ارزشمندتر از ویژگی پایین بودن هزینه است.
از زمان‌های خیلی دور، بشر به فکر بهینه‌سازی امور خود بوده است. شکارچیان ما‌قبل تاریخ، در پی دستیابی به سنگ‌های تیز، نیزه و یا هر وسیله دیگری بودند تا راحت‌تر بتوانند به شکار حیوانات بپردازند. عملاٌ با بکارگیری ابزارهای مختلف، شانس دستیابی به نتیجه( یافتن چیزی برای خوردن) افزایش می‌یافت. به مرور زمان و با استفاده از ابزارها و تکنیک‌های پیشرفته، فرایند تامین غذا بهینه‌تر شد، مثلاٌ شکار یک نفره جای خود به شکار در دسته‌های کوچک داد. این بهینه‌سازی به دنبال دو هدف بود، نتایج بهتر و هزینه کمتر(تلاش کمتر برای شکار، زمان انتظار کمتر و کاهش خطر کشته شدن توسط حیوانات).
” نظم و انضباط مربوط به تنظیم یک فرایند با هدف بهینه‌سازی برخی از پارامترهای فرایند و البته عدم تخطی از محدودیت‌های موجود” را می‌توان تعریفی برای بهینه‌سازی فرایند در نظر گرفت. تلاش‌هایی که در راستای بهینه‌سازی انجام می‌شود، می‌بایست به تقویت هسته مرکزی یک کسب و کار بی‌انجامد، این امر می‌تواند در قالب ارائه خدمات یا محصولات بهتر دربازه زمانی کوتاه‌تر و در عین حال با هزینه کمتر باشد.
تجزیه و تحلیل فرایند ارتباط تنگاتنگی با بهینه‌سازی فرایند دارد و در واقع مجموعه‌ای از روش‌ها و ابزارهاست که با هدف بررسی نتایج میانی حاصل از فرایندها و کمک به روال تصمیم‌گیری در سازمان به کار گرفته می‌شوند. آنالیز وقایع فرایندی به سه گروه تقسیم می‌شود.
در مستند گذشته در مورد مفهوم مدیریت فرآیندها ی کسب و کار، به طور کامل به مفاهیم مربوطه پرداخته شد. در این مستند مطالب مرتبط به کارایی و کاربردهای BPM ارائه می گردد.
۱- BPM چگونه کارایی سازمان را افزایش خواهد داد؟
به‌کارگیری BPM ( مدیریت فرآیندها ی کسب و کار ) منجر به شناخت رویه‌های استاندارد و فعالیتهای روزمره سازمان شده و می‌تواند تأثیر بسزایی در مدیریت منابع نرم‌افزاری(اطلاعات، داده‌ها و تخصیص نیروی انسانی) و سخت‌افزاری(تجهیزات و مواد) مرتبط با این فعالیتها داشته باشد. همچنین BPM نقش مهمی در خودکارسازی فعالیتهای تکراری روزانه و نیز بهره‌مندی از دانش افرادی که با فعالیت غیرتکراری و خاص مرتبط هستند خواهد داشت. به‌طور مثال، اغلب سازمان‌ها به واسطه تولید اطلاعات در فعالیتهای روزمره، و به اشتراک‌گذاری و نگهداری آنها، حجم عظیمی از کاغذ را تولید می‌کنند. این روال به‌خودی‌خود پیچیده است اما مسئله وقتی پیچیده‌تر می‌شود که بحث ورود کارکنان جدید به سازمان و آموزش امور جاری سازمان به ایشان نیز در میان باشد.
BPM به‌واسطه تعریف و شناسایی صحیح فرایندهای سازمانی و پیروی کارکنان و مدیران از این فرایندها این مشکل را مرتفع می‌نماید و باعث می‌شود که کارکنان سازمان به‌جای هدر دادن وقت خود به‌منظور جستجوی اطلاعات مورد نیازشان، زمان خود را صرف راهکارهای رشد و تعالی سازمان نمایند.
مدیریت فرایندها ی کسب و کار (BPM) راهکاریست برای برنامه ریزی، اجرا و نهایتاٌ بهبود فرایندهای مختلف (با توجه به ابعاد گوناگون کسب و کار در سازمان). مدیریت فرایندها ی کسب و کار به وسیله مدلسازی فرایندهای موجود (و برنامه ریزی شده) و تحلیل دقیق و حتی شبیه سازی سناریو های محتمل، چشم اندازی روشن و مفید از روال های موجود در سازمان را در اختیار قرار می دهد. همچنین با آزمایش و بهبود فرایندها قبل از اجرایی شدن آنها در محیط واقعی ایرادات و کاستی های احتمالی نیز شناسایی و رفع خواهد شد.
با بررسی و تحلیل بسیاری از فرایندهای متدوال در یک سازمان به این نتیجه خواهیم رسید که هر یک از این فرایندها (در کنار تعامل با یکدیگر) به عنوان بخشی از یک سناریو پیچیده تر یا بزرگتر با هدف دستیابی به اهداف مهم تر و اساسی تر، در سازمان جاری و ساری هستند. علی رغم اینکه اجرایی بودن این فرایندهای ساده و کوچک در سازمان اجتناب ناپذیر است اما بسیاری از سازمان‌ها تنها جنبه های پیچیده فعالیت ها و عملیات خود را به عنوان یک فرایند یا روال تلقی می کنند. در هر صورت بررسی و ساده سازی فرایندهای سازمانی (حتی در مورد فرایندهای کوچک و روزمره) نتایجی چون افزایش بهره وری و کیفیت و نیز کاهش هزینه ها را در پی خواهد داشت.