درآمدهای ازدست‌رفته، عدم اتمام فعالیت‌ها در موعد مقرر، مشتریان ناراضی و … ازجمله آثار سوء هستند که به‌واسطه گلوگاه‌های موجود در سازمان به وجود می‌آیند. در سال ۲۰۱۳ میلادی، شرکت نرم‌افزاری بونیتا (Bonitasoft) به مطالعه و بررسی دلایل اصلی گلوگاه‌های سازمانی و نیز تلاش‌های صورت گرفته برای مرتفع نمودن آنها (در آمریکای شمالی) پرداخته است. نتایج حاصل در نمودارهای ذیل نمایش داده‌شده است.
از زمان‌های خیلی دور، بشر به فکر بهینه‌سازی امور خود بوده است. شکارچیان ما‌قبل تاریخ، در پی دستیابی به سنگ‌های تیز، نیزه و یا هر وسیله دیگری بودند تا راحت‌تر بتوانند به شکار حیوانات بپردازند. عملاٌ با بکارگیری ابزارهای مختلف، شانس دستیابی به نتیجه( یافتن چیزی برای خوردن) افزایش می‌یافت. به مرور زمان و با استفاده از ابزارها و تکنیک‌های پیشرفته، فرایند تامین غذا بهینه‌تر شد، مثلاٌ شکار یک نفره جای خود به شکار در دسته‌های کوچک داد. این بهینه‌سازی به دنبال دو هدف بود، نتایج بهتر و هزینه کمتر(تلاش کمتر برای شکار، زمان انتظار کمتر و کاهش خطر کشته شدن توسط حیوانات).
” نظم و انضباط مربوط به تنظیم یک فرایند با هدف بهینه‌سازی برخی از پارامترهای فرایند و البته عدم تخطی از محدودیت‌های موجود” را می‌توان تعریفی برای بهینه‌سازی فرایند در نظر گرفت. تلاش‌هایی که در راستای بهینه‌سازی انجام می‌شود، می‌بایست به تقویت هسته مرکزی یک کسب و کار بی‌انجامد، این امر می‌تواند در قالب ارائه خدمات یا محصولات بهتر دربازه زمانی کوتاه‌تر و در عین حال با هزینه کمتر باشد.
تجزیه و تحلیل فرایند ارتباط تنگاتنگی با بهینه‌سازی فرایند دارد و در واقع مجموعه‌ای از روش‌ها و ابزارهاست که با هدف بررسی نتایج میانی حاصل از فرایندها و کمک به روال تصمیم‌گیری در سازمان به کار گرفته می‌شوند. آنالیز وقایع فرایندی به سه گروه تقسیم می‌شود.
در مستندات گذشته در مورد مفهوم مدیریت فرآیندهای کسب و کار، به طور کامل به مفاهیم مربوطه و برخی مطالب مرتبط به کارایی و کاربردهای BPM پرداخته شد این مستند به تشریح سوالات متدوال باقیمانده در مورد BPM می پردازد
۶- مزایای یک BPM متن باز نسبت به سایر گزینه ها چیست؟
راهکارهای سنتی BPM ( مدیریت فرآیندهای کسب و کار ) عموماٌ نرم افزارهای اختصاصی هستند که با رویکرد از بالا به پایین طراحی شده اند. چنین نرم افزارهایی غالباٌ منعطف نبوده و قابلیت برقراری ارتباط با نرم افزارها یا ماژول های دیگر را ندارند. ویژگی های نرم افزارهای BPM متن باز منجر به ترویج BPM در سراسر سازمان می شود. ازجمله اینکه حداقل هزینه برای خرید نرم افزار صرف می شود (نسبت نرم افزارهای اختصاصی و دارای لایسنس فروش) و این در حالی است که قابلیت های اساسی و ضروری در آن ها تعبیه شده است. علاوه بر این از انعطاف پذیری بالایی چه در حوزه مدیریتی (طراحی) و چه در لایه فناوری اطلاعات (اجرا) برخوردار هستند.
نرم افزارهای متن باز به صورتی ذاتی جامعه محور و جامعه نگر هستند و عملاٌ برخورداری از توانایی و دانش دیگران منجر به بهبود نهایی محصول خواهد شد. کاربران نرم افزارها به خوبی نیازهای خود را می شناسند. همچنین بسیاری از آن ها مهارت لازم برای توسعه و انطباق محصول با نیازمندی های خود را دارند (این توسعه و انطباق می تواند با استفاده از منابع سازمان و یا حتی ترجمه هسته اولیه نرم افزارهای متن باز شکل گیرد). سپس بهبودهای صورت گرفته در نرم افزار با سایرین به اشترک گذاشته می شود و در واقع برای حل بسیاری از مشکلات، ضرورتی برای تلاش مجدد وجود ندارد. انجمن کاربران نرم افزار می توانند با استفاده از کانال های ارتباطی مختلف، دانش و تجربه خود را منتشر کنند. بدین وسیله نرم افزارهای متن باز می توانند مسیر رشد و توسعه برای پاسخگویی به نیازمندی های گوناگون را طی کنند.
در مستند گذشته در مورد مفهوم مدیریت فرآیندها ی کسب و کار، به طور کامل به مفاهیم مربوطه پرداخته شد. در این مستند مطالب مرتبط به کارایی و کاربردهای BPM ارائه می گردد.
۱- BPM چگونه کارایی سازمان را افزایش خواهد داد؟
به‌کارگیری BPM ( مدیریت فرآیندها ی کسب و کار ) منجر به شناخت رویه‌های استاندارد و فعالیت‌های روزمره سازمان شده و می‌تواند تأثیر بسزایی در مدیریت منابع نرم‌افزاری(اطلاعات، داده‌ها و تخصیص نیروی انسانی) و سخت‌افزاری(تجهیزات و مواد) مرتبط با این فعالیت‌ها داشته باشد. همچنین BPM نقش مهمی در خودکارسازی فعالیت‌های تکراری روزانه و نیز بهره‌مندی از دانش افرادی که با فعالیت غیرتکراری و خاص مرتبط هستند خواهد داشت. به‌طور مثال، اغلب سازمان‌ها به واسطه تولید اطلاعات در فعالیت‌های روزمره، و به اشتراک‌گذاری و نگهداری آنها، حجم عظیمی از کاغذ را تولید می‌کنند. این روال به‌خودی‌خود پیچیده است اما مسئله وقتی پیچیده‌تر می‌شود که بحث ورود کارکنان جدید به سازمان و آموزش امور جاری سازمان به ایشان نیز در میان باشد.
BPM به‌واسطه تعریف و شناسایی صحیح فرایندهای سازمانی و پیروی کارکنان و مدیران از این فرایندها این مشکل را مرتفع می‌نماید و باعث می‌شود که کارکنان سازمان به‌جای هدر دادن وقت خود به‌منظور جستجوی اطلاعات مورد نیازشان، زمان خود را صرف راهکارهای رشد و تعالی سازمان نمایند.
مدیریت فرایندها ی کسب و کار (BPM) راهکاریست برای برنامه ریزی، اجرا و نهایتاٌ بهبود فرایندهای مختلف (با توجه به ابعاد گوناگون کسب و کار در سازمان). مدیریت فرایندها ی کسب و کار به وسیله مدلسازی فرایندهای موجود (و برنامه ریزی شده) و تحلیل دقیق و حتی شبیه سازی سناریو های محتمل، چشم اندازی روشن و مفید از روال های موجود در سازمان را در اختیار قرار می دهد. همچنین با آزمایش و بهبود فرایندها قبل از اجرایی شدن آنها در محیط واقعی ایرادات و کاستی های احتمالی نیز شناسایی و رفع خواهد شد.
با بررسی و تحلیل بسیاری از فرایندهای متدوال در یک سازمان به این نتیجه خواهیم رسید که هر یک از این فرایندها (در کنار تعامل با یکدیگر) به عنوان بخشی از یک سناریو پیچیده تر یا بزرگتر با هدف دستیابی به اهداف مهم تر و اساسی تر، در سازمان جاری و ساری هستند. علی رغم اینکه اجرایی بودن این فرایندهای ساده و کوچک در سازمان اجتناب ناپذیر است اما بسیاری از سازمان‌ها تنها جنبه های پیچیده فعالیت ها و عملیات خود را به عنوان یک فرایند یا روال تلقی می کنند. در هر صورت بررسی و ساده سازی فرایندهای سازمانی (حتی در مورد فرایندهای کوچک و روزمره) نتایجی چون افزایش بهره وری و کیفیت و نیز کاهش هزینه ها را در پی خواهد داشت.