اگر شما به دنبال بهینه‌سازی فرایند هستید می‌بایست پنج چالش ذیل را پشت سر بگذارید.
۱- آغاز و پایان نامشخص
۲- استفاده از شاخص‌های نادرست عملکرد
۳- عدم‌حمایت درون‌سازمانی
۴- در نظر نگرفتن تغییرات
۵- اجرایی نشدن فرایندها
ازآنجایی‌که امروزه بسیاری از کسب‌وکارها و سازمان‌های دولتی نیز از نرم افزارهای متن‌باز استفاده می‌کنند به نظر می‌رسد مقوله پایین بودن هزینه، تنها دلیل برای انتخاب یک نرم افزارهای متن‌باز نیست؛ و چنانچه موضوع غیر از این بود بسیاری از سازمان‌ها به‌محض عبور از دوران رکود بازهم به نرم‌افزارهای گران‌بهای اختصاصی روی می‌آوردند درحالی‌که چنین نیست. درهرصورت نرم‌افزارهای رایگان متن‌باز (FOSS)free and open source software) )مزایای بی‌شمار دیگری دارند که برخی از آن‌ها بسیار ارزشمندتر از ویژگی پایین بودن هزینه است.
از زمان‌های خیلی دور، بشر به فکر بهینه‌سازی امور خود بوده است. شکارچیان ما‌قبل تاریخ، در پی دستیابی به سنگ‌های تیز، نیزه و یا هر وسیله دیگری بودند تا راحت‌تر بتوانند به شکار حیوانات بپردازند. عملاٌ با بکارگیری ابزارهای مختلف، شانس دستیابی به نتیجه( یافتن چیزی برای خوردن) افزایش می‌یافت. به مرور زمان و با استفاده از ابزارها و تکنیک‌های پیشرفته، فرایند تامین غذا بهینه‌تر شد، مثلاٌ شکار یک نفره جای خود به شکار در دسته‌های کوچک داد. این بهینه‌سازی به دنبال دو هدف بود، نتایج بهتر و هزینه کمتر(تلاش کمتر برای شکار، زمان انتظار کمتر و کاهش خطر کشته شدن توسط حیوانات).
” نظم و انضباط مربوط به تنظیم یک فرایند با هدف بهینه‌سازی برخی از پارامترهای فرایند و البته عدم تخطی از محدودیت‌های موجود” را می‌توان تعریفی برای بهینه‌سازی فرایند در نظر گرفت. تلاش‌هایی که در راستای بهینه‌سازی انجام می‌شود، می‌بایست به تقویت هسته مرکزی یک کسب و کار بی‌انجامد، این امر می‌تواند در قالب ارائه خدمات یا محصولات بهتر دربازه زمانی کوتاه‌تر و در عین حال با هزینه کمتر باشد.
تجزیه و تحلیل فرایند ارتباط تنگاتنگی با بهینه‌سازی فرایند دارد و در واقع مجموعه‌ای از روش‌ها و ابزارهاست که با هدف بررسی نتایج میانی حاصل از فرایندها و کمک به روال تصمیم‌گیری در سازمان به کار گرفته می‌شوند. آنالیز وقایع فرایندی به سه گروه تقسیم می‌شود.
در مستندات گذشته در مورد مفهوم مدیریت فرآیندهای کسب و کار، به طور کامل به مفاهیم مربوطه و برخی مطالب مرتبط به کارایی و کاربردهای BPM پرداخته شد این مستند به تشریح سوالات متدوال باقیمانده در مورد BPM می پردازد
۶- مزایای یک BPM متن باز نسبت به سایر گزینه ها چیست؟
راهکارهای سنتی BPM ( مدیریت فرآیندهای کسب و کار ) عموماٌ نرم افزارهای اختصاصی هستند که با رویکرد از بالا به پایین طراحی شده اند. چنین نرم افزارهایی غالباٌ منعطف نبوده و قابلیت برقراری ارتباط با نرم افزارها یا ماژول های دیگر را ندارند. ویژگی های نرم افزارهای BPM متن باز منجر به ترویج BPM در سراسر سازمان می شود. ازجمله اینکه حداقل هزینه برای خرید نرم افزار صرف می شود (نسبت نرم افزارهای اختصاصی و دارای لایسنس فروش) و این در حالی است که قابلیت های اساسی و ضروری در آن ها تعبیه شده است. علاوه بر این از انعطاف پذیری بالایی چه در حوزه مدیریتی (طراحی) و چه در لایه فناوری اطلاعات (اجرا) برخوردار هستند.
نرم افزارهای متن باز به صورتی ذاتی جامعه محور و جامعه نگر هستند و عملاٌ برخورداری از توانایی و دانش دیگران منجر به بهبود نهایی محصول خواهد شد. کاربران نرم افزارها به خوبی نیازهای خود را می شناسند. همچنین بسیاری از آن ها مهارت لازم برای توسعه و انطباق محصول با نیازمندی های خود را دارند (این توسعه و انطباق می تواند با استفاده از منابع سازمان و یا حتی ترجمه هسته اولیه نرم افزارهای متن باز شکل گیرد). سپس بهبودهای صورت گرفته در نرم افزار با سایرین به اشترک گذاشته می شود و در واقع برای حل بسیاری از مشکلات، ضرورتی برای تلاش مجدد وجود ندارد. انجمن کاربران نرم افزار می توانند با استفاده از کانال های ارتباطی مختلف، دانش و تجربه خود را منتشر کنند. بدین وسیله نرم افزارهای متن باز می توانند مسیر رشد و توسعه برای پاسخگویی به نیازمندی های گوناگون را طی کنند.