ادامه مستند مدیریت فرآیندها ی کسب و کار – بخش اول
در مستند گذشته در مورد مفهوم مدیریت فرآیندها ی کسب و کار، به طور کامل به مفاهیم مربوطه پرداخته شد. در این مستند مطالب مرتبط به کارایی و کاربردهای BPM ارائه می گردد.
۱- BPM چگونه کارایی سازمان را افزایش خواهد داد؟
به‌کارگیری BPM ( مدیریت فرآیندها ی کسب و کار ) منجر به شناخت رویه‌های استاندارد و فعالیت‌های روزمره سازمان شده و می‌تواند تأثیر بسزایی در مدیریت منابع نرم‌افزاری(اطلاعات، داده‌ها و تخصیص نیروی انسانی) و سخت‌افزاری(تجهیزات و مواد) مرتبط با این فعالیت‌ها داشته باشد. همچنین BPM نقش مهمی در خودکارسازی فعالیت‌های تکراری روزانه و نیز بهره‌مندی از دانش افرادی که با فعالیت غیرتکراری و خاص مرتبط هستند خواهد داشت. به‌طور مثال، اغلب سازمان‌ها به واسطه تولید اطلاعات در فعالیت‌های روزمره، و به اشتراک‌گذاری و نگهداری آن‌ها، حجم عظیمی از کاغذ را تولید می‌کنند. این روال به‌خودی‌خود پیچیده است اما مسئله وقتی پیچیده‌تر می‌شود که بحث ورود کارکنان جدید به سازمان و آموزش امور جاری سازمان به ایشان نیز در میان باشد.
BPM به‌واسطه تعریف و شناسایی صحیح فرایندهای سازمانی و پیروی کارکنان و مدیران از این فرایندها این مشکل را مرتفع می‌نماید و باعث می‌شود که کارکنان سازمان به‌جای هدر دادن وقت خود به‌منظور جستجوی اطلاعات مورد نیازشان، زمان خود را صرف راهکارهای رشد و تعالی سازمان نمایند.
۲- فواید استفاده از BPM در سازمان‌ها چیست؟
بهبود فرایندها، به‌سرعت منجر به کاهش هزینه‌ها، افزایش کارایی و همچنین افزایش سهم سازمان از بازار خواهد شد. اجرای BPM در سازمان باعث می‌شود که افراد کلیدی در یک فرایند
از زمان دقیق برای یک تصمیم‌گیری(اقدام) آگاه شوند.
به منابع لازم برای انجام فعالیت خود دسترسی داشته باشند.
با تصمیمات خود به کارایی فعالیت‌های پایین‌دستی می‌افزایند.
در کنار این، دستیابی به زنجیره روشن و درست از مسئولیت در سازمان از طریق BPM امکان‌پذیر خواهد بود. به‌طور مثال، یک واحد سازمانی ممکن است آغازگر فرایندی باشد که خروجی آن را می‌بایست تحویل شخص یا اشخاص دیگری در واحدهای دیگر دهد. حال‌آنکه در صورت عدم حضور این اشخاص(عدم دسترسی به ایشان به هر دلیل)، افراد دیگری به‌صورت خودکار کاندید دریافت خروجی‌ها بوده و فرایند ادامه خواهد یافت. بدین ترتیب اتلاف وقت حداقل است چراکه دیگر نیازی به سردرگمی برای یافتن شخص موردنظر برای تحویل دهی خروجی‌ها و یا جلسه با مدیران به‌منظور تعیین تکلیف شرایط نخواهد بود. همچنین روال جذب افراد در سازمان با بهره‌گیری از BPM تسهیل و تسریع خواهد شد زیرا در صورت وجود فرایند روشن و صحیح، مشکلاتی مانند طی کردن ایستگاه‌های کاری متفاوت، عدم حضور کارشناسان مرتبط(به دلیل بیماری، مرخصی و … ) یا حجم کاری فراوان ایشان منتج به صرف زمان طولانی نخواهند شد.
۳- آیا BPM یک متدولوژی است یا تکنولوژی؟
هر دو. BPM در مدل‌سازی، آزمودن، استقرار و بهبود فرایندهای سازمانی به‌عنوان یک متدولوژی استفاده می‌شود. از سوی دیگر BPM به‌عنوان یک تکنولوژی در ابزارهای با توانمندی بالا (نرم‌افزارهای مرتبط) به کار گرفته می‌شود.
متدولوژی BPM درک موضوعاتی مانند اینکه یک فرایند واقعاٌ چگونه انجام می‌شود، چگونه باید انجام شود و چگونه اجرای آن در تعامل با سایر فرایندهای اصلی و فرعی اهداف سازمانی را تأمین خواهد کرد را تسهیل می‌کند. اما با رویکرد تکنولوژیک، BPM شکل یک نرم‌افزار اجرایی به خود می‌گیرد تا فرایندها مدیریت شوند.
مثلاٌ یک نرم‌افزار می‌تواند به افرادی که در جریان اجرای یک فرایند دخیل هستند وظیفه آن‌ها را یادآوری کند و یا اطلاعات لازم برای انجام وظایف را در اختیار ایشان قرار دهد. چنین نرم‌افزاری می‌تواند در مواقع زنجیره کاری را حفظ کرده و در مواقع لازم، اطلاعات لازم را بدون دخالت نیوری انسانی به کاربران ارائه نماید. متخصصان فنآوری اطلاعات از BPM برای طراحی چنین اقداماتی در مدل فرایندی خود می‌کنند با این هدف که همین مدل فرایندی قابلیت تبدیل‌شدن به یک نرم‌افزار اجرایی و عملیاتی را داشته باشد.
۴- آیا BPM فقط در مورد فرایند های اساسی و محوری سازمان است؟
هر دو. BPM هم برای فعالیت اساس و کلیدی سازمان و هم در مورد فعالیت‌های روزمره مناسب است. مزایای به‌کارگیری BPM در فرایندهای کوچک‌تر و روزمره می‌تواند به‌سرعت در سازمان تسریع یابد و پیاده‌سازی تغییرات در فرایندهای کوچک‌تر به‌راحتی امکان‌پذیر است. از سوی دیگر باید به خاطر داشت که فرایندهای پیچیده‌تر و بزرگ‌تر سازمان از به هم پیوستن همین فرایندهای کوچک‌تر شکل می‌گیرند. بنابراین افزایش کارایی و بهره‌وری فرایند کوچک‌تر به‌احتمال زیاد منتج به افزایش کارایی فرایندهای نهایی بزرگ‌تر می‌شود. لذا یکی از بهترین راه‌ها برای نفوذ BPM در سازمان آغاز کار با فرایندهای کوچک‌تر است.
۵- نمونه هایی از موارد نرم افزاری قابل پیاده سازی با BPM کدامند؟
بسیاری از سازمان‌ها به‌نوعی از BPM در سازمان خود استفاده می‌کنند. به‌عنوان مثال هر تولیدکننده‌ای یک روال مشخص و روشن برای خط تولید خود در نظر می‌گیرد. ازآنجایی‌که اجزاء و قطعات مختلفی یک خودرو یا ماشین دیگر را تشکیل می‌دهند بنابراین نصب این اجزا می‌بایست بر اساس یک توالی خاص صورت پذیرد ( بسیاری از مواقع رابطه تقدم و تأخر در نصب بسیار مهم است) تا محصول نهایی از کارایی لازم برخوردار باشد. به‌طور مشابه در کارگاه‌های تعمیرات ماشین‌آلات نیز می‌توان از BPM برای تعیین توالی فعالیت‌ها استفاده کرد. شرکت‌های بیمه نیز می‌توانند از BPM برای ثبت آنلاین مطالبات، پیگیری درخواست‌ها و … استفاده کنند.
BPM برای استفاده در سامانه‌های میز خدمات (helpdesk) نیز گزینه مناسبی است. درخواست‌ها می‌بایست در این سامانه‌ها ثبت، پیگیری، رفع و مستند شوند و یا به دیگر متخصصان ارسال شوند. فرایندهای مبتنی بر BPM شرایط و حالات مختلف را در نظر گرفته و توانایی مدیریت درخواست‌ها در شرایط خاص را خواهند داشت. یکپارچه‌سازی BPM با نرم‌افزارهایی که در سامانه helpdesk ارائه خدمات می‌کنند منجر به کارایی بیشتر خواهد شد.
بسیار اموزنده. سپاس به استادان