استفاده از سیستم های هوش تجاری در واحد منابع انسانی

از سیستم های هوش تجاری در تمام بخش های سازمان، در جهت افزایش بهره وری، کاهش هزینه ها و اصلاح فرآیندهای اداری می توان استفاده کرد. با استفاده از سیستم های BI در بخش منابع انسانی می توان به اهداف زیر دست یافت:
• کشف استعدادها : یافتن مناسب ترین فرد در کوتاهترین زمان ممکن.
• استقرار کارکنان : اطلاع از روند اجرای کار توسط نیروی کار و یافتن موثرترین و کم اثرترین فرد در هر بخش.
• جهت دهی به استعدادهای هر واحد.
• برگزاری دوری های آموزشی مورد نیاز برای جهت دهی به استعدادهای هر واحد به سمت اهداف سازمان.
• حفظ استعدادها.
همانطور که می دانید، مدیریت کلیه مسائل اداری خیلی هم ساده نیست ولی با پیاده سازی سیستم های هوش تجاری بر روی سامانه های مدیریت منابع انسانی می توان به تسهیل این امر کمک کرد.
• هماهنگ سازی دستمزدها با اهداف و اصول سازمان ها.
• بررسی معیارهای کلیدی مانند: گردش مالی، بررسی هزینه های هر فرد، استخدام و بررسی میزان اثربخشی واحد آموزش.
• تجزیه و تحلیل فرصت ها در جهت بهبود در زمینه های استخدام و حفظ و نگهداری منابع٫
• به حداقل رساندن میزان کاغذبازی های اداری.

سیستم های هوش تجاری مشابه سیستم های تصمیم ساز کار می کنند و می توانند کلیه پردازش های این واحد را مدیریت نمایند و امکان دسترسی دقیق، بهنگام و جامع به داده های سامانه های مختلف و همچنین امکان انجام تجزیه و تحلیل نیروی انسانی و ارائه گزارش های جامع را فراهم کند.
بیش از گذشته، حرفه منابع انسانی وظیفه دارد تا بررسی نماید که آیا نیروی کاری شرکت در جهت سیاست های کسب و کار سازمان قرار دارد یا نه. توجه داشته باشید که این اطلاعات به طور معمول، به راحتی در دسترس نمی باشند.
برای مثال قرار است از امسال سازمان میزان پاداش های پرداختی به کارکنان خود را افزایش دهد؛ سوالاتی که باید به آنها پاسخ داده شود عبارتند از :
• میزان بازدهی سرمایه به چه میزان است؟
• آیا این امر باعث بروز مشکلات مالی جدید می شود با نه؟
• آیا این عمل باعث ایجاد تغییر در وفاداری پرسنل به سازمان خواهد شد یا خیر؟
• …
برای پاسخ گویی مناسب کارکنان منابع انسانی نیازمند دستیابی به اطلاعات حیاتی ارائه شده توسط ابزار تحلیلی تهیه شده توسط واحد فناوری اطلاعات هستند. برای جمع آوری این اطلاعات نیاز است تا یک بررسی مناسب بر روی تمام داده های مرتبط با فرآیندهای منابع انسانی که در سامانه های مختلف قرار دارد انجام شود. هوش تجاری می تواند داده های ضروری و مورد نیاز را جذب و بستری برای انتقال آن فراهم کند که در نهایت این امر موجب افزایش بهره وری در سیستم کسب و کار خواهد شد.

از داده های ناهمگون تا اطلاعات یکپارچه :
بسیاری از شرکت ها در حال مبارزه با مشکل داده های نا همگونی هستند که در سامانه های مختلف مربوط به منابع انسانی و یا هر واحد دیگر به طور غیر یکپارچه قرار دارند هستند.
مرحله اول ، استخراج و ترکیب داده ها از سامانه های مختلف منابع انسانی می باشد. این یکپارچه سازی می تواند بستری مناسب برای پیاده سازی سیستم های هوش تجاری در سازمان باشد. برای مثال واحد منابع انسانی یک مجموعه می تواند با مطالعه تحلیل های صورت گرفته بر روی داده های مربوط به واحد خود، میزان کارایی پرسنل در نزدیک شدن به اهداف از پیش تعیین شده سازمان را بررسی نماید و در صورتی که کمبودی را در این حوزه احساس نماید می تواند با بررسی نقاط ضعف اقدام به جابجایی و یا حتی استخدام نیرو نماید. با دستیابی به داده ها در سامانه های مختلف منابع انسانی، شرکت ها می توانند اقدام به ایجاد پایه های اطلاعاتی نمایند و با استفاده از این پایه های اطلاعاتی اقدام به اندازه گیری میزان تاثیرگذاری سیاست ها در سازمان و یا میزان نزدیک شدن سازمان به اهداف مورد نظر نمایند.

ارائه اطلاعات کسب و کار به سازمان:
هوش تجاری یک دانش حیاتی و چالش بر انگیز برای سازمان ها می باشد. سازمان ها باید با یک دید شفاف نسبت به آنچه که نیاز دارند و دانستن روش محاسبه آن شروع به کار نمایند. بهترین روش، بدست آوردن تعدادی شاخص با چالش بسیار که نشان دهنده شمای کلی سازمان است می باشد.

تعیین معیار، بهترین روش برای افزایش ارزش کسب و کار:
با انجام مقایسه های معمول در حوزه نیروی کار، این واحد می تواند اهداف مناسبی را در سازمان تنظیم نماید. برای مثال یک شرکت می تواند میزان نیاز منابع انسانی، پرداخت خسارات، مالیات ها و همچنین هزینه سلامت پرسنل خود در آینده را با استفاده از ابزارهای هوش تجاری و اصلاح امور اداری پیش بینی نماید. اطلاعات دیگری که سازمان ها به شدت به آن احتیاج دارند توانایی ها و استعدادهای پرسنل خود می باشد. با استفاده از ابزارهای هوش تجاری می توان نوع توانایی های سازمان را کشف کرد و کمبودهای آن را با استفاده از تحلیل های بهنگام به اطلاع واحد منابع انسانی رساند تا آن واحد با توجه به سیاست های سازمان اقدام به رفع این نواقص نماید.

ارتباط میان ارزش نیروی کار و عملکردهای مالی:
هوش تجاری یک روش مهم در بررسی ارزش سازمان در زمینه نیرو انسانی می باشد؛ زیرا می تواند داده های مربوط به پرسنل را به داده های مالی مرتبط نماید. این سیستم ها می توانند پلی ارتباطی باشند برای بررسی میزان تاثیر گذاری پرسنل بر روندهای جاری سازمان ها از قبیل میزان درآمد، میزان هزینه ها و همچنین نحوه انجام امور محول شده بر آنها.

چگونه سیستم های هوش تجاری از بحث تصمیم سازی در واحد منابع انسانی پشتیبانی می کنند :
• ارائه دقیق و به موقع اطلاعات.
• امکان بررسی وضعیت سازمان بعد از پیاده سازی یک سیاست خاص.
• امکان بررسی روند فرآیندها در سازمان با توجه به نیروی انسانی به کار گرفته شده.
• افزایش اطلاعات مفید مربوط به کسب و کار : استفاده از KPI ها به منظور بررسی امکان رسیدن به اهداف مدیریت.
• مدیریت آموزش و یادگیری پرسنل : تحلیل و بررسی وضعیت دانش سازمان و پرسنل و رفع نواقص آنها.
• بهینه سازی و کاهش هزینه ها : امکان بررسی میزان حقوق کارکنان با توجه به اطلاعات مربوط به درآمد سازمان.
• مدیریت جذب نیرو : امکان تصمیم گیری در خصوص میزان جذب نیرو.
• مدیریت بهره برداری و بهره وری : امکان بررسی وضعیت ساعات بیکاری و تخصیص وظایف در صورت نیاز و اعلام زمان بیکاری در ساعات ممکن.
با استفاده از ابزار هوش تجاری در سازمان ها و به خصوص واحد مدیریت منابع انسانی می توان با مطالعه تحلیل ها و بررسی روش کار و آمار بدست آمده اقدام به تصمیم گیری در خصوص روند کار در سازمان پرداخت و میزان پاسخ گویی و مسئولیت پذیری پرسنل را بررسی نمود. برخی مواقع پیش می آید که در سازمانی تجمع پرسنل در واحد شماره ۱ بسیار زیاد بوده در حالی که این واحد در سازمان فعالیت چندانی ندارد، حال آنکه در واحد شماره ۲همان سازمان با وجود حجم کاری بسیار بالا تعداد کمی پرسنل در آن مشغول به کار هستند در حالی که پرسنل مازاد واحد شماره ۱ با توجه به توانایی ها و دانش خود امکان کمک رسانی به این واحد را دارند. با قابلیت هایی که سیستم های هوش تجاری برای واحدها مختلف یک سازمان فراهم می کند امکان کشف این گونه موارد ایجاد خواهد شد.
در صورتی که واحد منابع انسانی در یک سازمان امکان بدست آوردن اطلاعات درست را در زمان مناسب در اختیار داشته باشد می تواند از خود به عنوان یک واحد استراتژیک و تاثیر گذار در سازمان نام ببرد.
با پیاده سازی سیستم های هوش تجاری در واحد منابع انسانی امکان پاسخ گویی به سوالات زیر بسیار ساده خواهد شد:
• آیا برنامه های جذب نیرو در سازمان شرایطی را فراهم خواهد کرد که سازمان تبدیل به یک سازمان تربیت کننده مدیر باشد و نه استخدام کننده مدیر؟
• آیا کارکنان سازمان آماده تبدیل شدن به مدیران سازمان هستند؟
• نیاز سازمان در حوزه نیروی کار در آینده چگونه خواهد بود؟
• کدامیک از کارکنان لایق تشویق و کدامیک لایق تنبیه هستند؟
• پیدا کردن کارکنان ناراضی و رفع مشکلات احتمالی آنها قبل از آنکه وی تصمیم به ترک سازمان کند.
• پیدا کردن شکاف های احتمالی میان مدیران و کارکنان عادی.
توجه داشته باشید که پاسخ گویی به این سوالات می تواند باعث شکوفایی و رفع بسیاری از مشکلات در سازمان شود و سیستم های هوش تجاری امکان پاسخ گویی سریع تر و دقیق تر به اینگونه سوالات را برای سازمان فراهم خواهند کرد.

مقالات مرتبط:

معرفی DIRECT-DISCOVERY در نرم افزار QLIKVIEW پنج نکته برای طراحی بهتر داشبوردهای مدیریتی گستردگی استفاده از سیستم های هوش تجاری کاربرد هوش تجاری در صنعت بانکداری