سامانه های سازمانی و نکاتی برای نمایش داده ها و دوری کردن از ارائه گزارش های بیهوده

در زمان حاضر سازمان ها مشکل کمبود داده ندارند و تقریبا هر سازمانی داده مورد نیاز خود برای فهم اتفاقات درون سازمان را توسط سامانه های سازمانی دارند، گرچه نمایش داده ها فرآیند پیچیده ای است که گاها به چشم نمی آید. در بسیاری از مواقع ما داده ها را بصورتی زشت، با عجله و بی دقت و کاملا بی ربط به هم نمایش می دهیم. خوشبختانه صرف زمانی کوتاه در نحوه نمایش داده ها می تواند میزان قابل توجهی تاثیرپذیری را بالا ببرد.

۵ نکته:

با ظهور پایگاه داده ها و ابزارهای پردازش ابری، امروزه حتی کوچکترین شرکت ها هم توانایی جمع آوری اطلاعات مورد نیاز خود برای استفاده در فرآیند تصمیم گیری را دارند. سازمان ها با تحلیل داده های حجیم و مختلف قابلیت یافتن مشکلات خود را دارند و می توانند در جهت رفع آنها گام بردارند. توجه داشته باشید که عدم امکان استفاده از داده های بزرگ تنها یک مشکل تکنیکی نیست بلکه می تواند متاثر از نوع طراحی و ارائه در سامانه های سازمانی نیز باشد. حتی با استفاده از بهترین تکنولوژی، در پایان طراحی، سیستم طراحی شده در اختیار کاربر مصرف کننده قرار می گیرد و اگر از نحوه چیدمان و نوع المان های مورد استفاده راضی نباشد و نتواند وی را جذب کند پروژه در پیاده سازی و عملیاتی شدن دچار مشکل خواهد شد.

۱- یک سوال در هر زمان:
داشتن داده های زیاد می تواند بسیار خوشحال کننده باشد. قابلیت پاسخ دهی به سوالات با سرعتی بالا و اشتراک گذاری نتایج آن با دیگران می تواند تاثیر بسزایی بر روی صرفه جویی در زمان و هزینه داشته باشد. پس از بررسی های جامع و کسب دانش می توان یک داشبورد مناسب برای نمایش داده ها طراحی نمود. توجه داشته باشید که کاربران به سوالاتی که به یک سوال مشخص به طور شفاف پاسخ می دهند بسیار علاقه مند هستند (حواشی را حذف کنید).بنابراین هر کسب و کار را به اجزایی کوچکتر تقسیم کرده و برای هر جز اقدام به طراحی داشبوردی جداگانه نمایید. زمانی ممکن است کاربران از بخشی از محصول نهایی شما ناراضی باشند، در این زمان بهترین تصمیم استفاده از چندین تکنولوژی و منابع برای رفع نقص می باشد.
۲- استفاده از ابزار صحیح:
این مورد ساده ولی بسیار با اهمیت است. راه های بسیاری برای نمایش داده ها وجود دارد ولی انتخاب بهترین راه و ابزار کمی سخت و پیچیده است. نگران نباشید ۵ روش برای نمایش داده وجود دارد که می تواند ۹۵ درصد از انواع داده های موجود در دنیا را با آن به نمایش گذاشت.

برای مقایسه یک معیار: نمودار میله ای. بسیار ساده هستند ولی می توانند آنها را زیبا نشان داد. بهترین روش برای نشان دادن نحوه و میزان تغییرات هستند و چشم انسان به خوبی می تواند تغییر را در آن متوجه شود.
برای مقایسه دو معیار : نمودارهای مخصوص پراکندگی (Scatterplot). برای مثال یک محور می تواند نشان دهنده میزان فروش و دیگری نشان دهنده میزان سود باشد. نقاط موجود در صفحه نیز به معنای افراد و گروه های فروش می باشند.
داده های زمانی: سری زمانی. این داده ها را می توان با استفاده از نمودارهای خطی نمایش داد.
داده های جغرافیایی: نقشه. احتیاجی به توضیح ندارد. برای نمایش این نوع داده باید از نقشه استفاده کرد.
جزئیات اطلاعات: جدول. بله حق با شماست، جدول ها خسته کننده هستند ولی برای مثال بهترین راه برای نمایش فروشندگان شهر X استفاده از جدول است.

۳- دوری از مخفی کردن داده ها از چشم کاربر:
این مورد بسیار شیرین و کوتاه است. داده ها را سانسور نکنید!!! شاید جالب باشد که شما بخشی از داده ها و اطلاعات که می تواند نشان دهنده رشد یا پیشرفت باشد را نشان دهید ولی مطمئن باشید روش صحیحی را انتخاب نکرده اید و قطعا با این کار، بر تصمیم گیری های سازمان تاثیر خواهید گذاشت. پس از نشان دادن حقیقت نترسید.
۴- از نشان دادن حقایق نترسید:
مطمئنا نمایش سوددهی بالا و یا افزایش میزان ارزش شرکت بسیار لذت بخش است ولی اگر مدیران سازمان از میزان کاهش ارزش ها و یا روند نزولی احتمالی سازمان خود با خبر نشوند و نتوانند تحلیل مناسبی از وضعیت داشته باشند به هیچ عنوان نمی توانند تصمیم صحیحی بگیرند و در نهایت سازمان دچار شکست خواهد شد.
۵- برای پیاده سازی طرح درون ذهنتان وقت صرف کنید:
شخصی که محصول نهایی ما را می بیند باید بتواند در زمانی حدود ۱۰ ثانیه موضوع اصلی کار را متوجه شود. اگر این زمان بیشتر بود پس باید به فکر یک نسخه یا ویرایش جدید از کار خود باشید. درک اولیه از کار بدون داشتن دانش اولیه بسیار مهم است و به میزان زیادی منجر به افزایش جذب مخاطب خواهد شد.
جمع بندی:
حتی صرف کمترین زمان ممکن برای طراحی داشبوردهای مدیریتی هوش تجاری می تواند منجر به افزایش ارزش به میزان چشم گیر در سیستم طراحی شده گردد.