ساده‌سازی امور در بخش خدمات عمومی و دولتی، امر آسانی نیست، زیرا همزمان با حفظ شغل‌ها و خدمات ضروری، مستلزم تعیین محدوده بازنگری امور و نیز تائید مقامات ذیصلاح در حوزه‌های مختلف است. خوشبختانه، دولت‌ها می‌توانند در بسیاری از موارد از بخش خصوصی الگوبرداری نموده و از مدیریت فرایندهای کسب‌وکار (BPM) برای افزایش بهره‌وری استفاده نمایند.
ابزار متن باز iReport Designer یک برنامه مستقل گرافیکی متن‌باز و رایگان است که امکان طراحی گزارش را فراهم می‌کند و قادر به اجرای گزارش با استفاده از منابع داده‌ای است که توسط موتورهای jasperReport پشتیبانی می‌شوند. با استفاده از iReport می‌توان گزارش‌های پیچیده حاوی تصاویر، نمودارها، جدول‌ها، زیر گزارش‌ها و … را طراحی کرد. iReport می‌تواند از طریق jdbc، JavaBeans، CML، Hibernate، CSV و … به داده‌ها دسترسی داشته باشد و خروجی را در قالب پرونجاهای pdf، word، excel و. … منتشر کند.
Jasper Report یک ابزار متن‌باز برای گزارش‌گیری در برنامه‌های جاوایی است که می‌توان خروجی گزارش را در قالب‌های مختلف مشاهده و دریافت کرد. پسوند فایل‌های تهیه شده jasperReporst یک نوع از فایل های XML است که به آن JRXML می گویند. این نوع فایل ها را می توان به صورت دستی و یا با استفاده از ابزار طراحی کرد.
اگر شما به دنبال بهینه‌سازی فرایند هستید می‌بایست پنج چالش ذیل را پشت سر بگذارید.
۱- آغاز و پایان نامشخص
۲- استفاده از شاخص‌های نادرست عملکرد
۳- عدم‌حمایت درون‌سازمانی
۴- در نظر نگرفتن تغییرات
۵- اجرایی نشدن فرایندها
ازآنجایی‌که امروزه بسیاری از کسب‌وکارها و سازمان‌های دولتی نیز از نرم افزارهای متن‌باز استفاده می‌کنند به نظر می‌رسد مقوله پایین بودن هزینه، تنها دلیل برای انتخاب یک نرم افزارهای متن‌باز نیست؛ و چنانچه موضوع غیر از این بود بسیاری از سازمان‌ها به‌محض عبور از دوران رکود بازهم به نرم‌افزارهای گران‌بهای اختصاصی روی می‌آوردند درحالی‌که چنین نیست. درهرصورت نرم‌افزارهای رایگان متن‌باز (FOSS)free and open source software) )مزایای بی‌شمار دیگری دارند که برخی از آن‌ها بسیار ارزشمندتر از ویژگی پایین بودن هزینه است.
از زمان‌های خیلی دور، بشر به فکر بهینه‌سازی امور خود بوده است. شکارچیان ما‌قبل تاریخ، در پی دستیابی به سنگ‌های تیز، نیزه و یا هر وسیله دیگری بودند تا راحت‌تر بتوانند به شکار حیوانات بپردازند. عملاٌ با بکارگیری ابزارهای مختلف، شانس دستیابی به نتیجه( یافتن چیزی برای خوردن) افزایش می‌یافت. به مرور زمان و با استفاده از ابزارها و تکنیک‌های پیشرفته، فرایند تامین غذا بهینه‌تر شد، مثلاٌ شکار یک نفره جای خود به شکار در دسته‌های کوچک داد. این بهینه‌سازی به دنبال دو هدف بود، نتایج بهتر و هزینه کمتر(تلاش کمتر برای شکار، زمان انتظار کمتر و کاهش خطر کشته شدن توسط حیوانات).
” نظم و انضباط مربوط به تنظیم یک فرایند با هدف بهینه‌سازی برخی از پارامترهای فرایند و البته عدم تخطی از محدودیت‌های موجود” را می‌توان تعریفی برای بهینه‌سازی فرایند در نظر گرفت. تلاش‌هایی که در راستای بهینه‌سازی انجام می‌شود، می‌بایست به تقویت هسته مرکزی یک کسب و کار بی‌انجامد، این امر می‌تواند در قالب ارائه خدمات یا محصولات بهتر دربازه زمانی کوتاه‌تر و در عین حال با هزینه کمتر باشد.
تجزیه و تحلیل فرایند ارتباط تنگاتنگی با بهینه‌سازی فرایند دارد و در واقع مجموعه‌ای از روش‌ها و ابزارهاست که با هدف بررسی نتایج میانی حاصل از فرایندها و کمک به روال تصمیم‌گیری در سازمان به کار گرفته می‌شوند. آنالیز وقایع فرایندی به سه گروه تقسیم می‌شود.
در مستندات گذشته در مورد مفهوم مدیریت فرآیندهای کسب و کار، به طور کامل به مفاهیم مربوطه و برخی مطالب مرتبط به کارایی و کاربردهای BPM پرداخته شد این مستند به تشریح سوالات متدوال باقیمانده در مورد BPM می پردازد
۶- مزایای یک BPM متن باز نسبت به سایر گزینه ها چیست؟
راهکارهای سنتی BPM ( مدیریت فرآیندهای کسب و کار ) عموماٌ نرم افزارهای اختصاصی هستند که با رویکرد از بالا به پایین طراحی شده اند. چنین نرم افزارهایی غالباٌ منعطف نبوده و قابلیت برقراری ارتباط با نرم افزارها یا ماژول های دیگر را ندارند. ویژگی های نرم افزارهای BPM متن باز منجر به ترویج BPM در سراسر سازمان می شود. ازجمله اینکه حداقل هزینه برای خرید نرم افزار صرف می شود (نسبت نرم افزارهای اختصاصی و دارای لایسنس فروش) و این در حالی است که قابلیت های اساسی و ضروری در آن ها تعبیه شده است. علاوه بر این از انعطاف پذیری بالایی چه در حوزه مدیریتی (طراحی) و چه در لایه فناوری اطلاعات (اجرا) برخوردار هستند.
نرم افزارهای متن باز به صورتی ذاتی جامعه محور و جامعه نگر هستند و عملاٌ برخورداری از توانایی و دانش دیگران منجر به بهبود نهایی محصول خواهد شد. کاربران نرم افزارها به خوبی نیازهای خود را می شناسند. همچنین بسیاری از آن ها مهارت لازم برای توسعه و انطباق محصول با نیازمندی های خود را دارند (این توسعه و انطباق می تواند با استفاده از منابع سازمان و یا حتی ترجمه هسته اولیه نرم افزارهای متن باز شکل گیرد). سپس بهبودهای صورت گرفته در نرم افزار با سایرین به اشترک گذاشته می شود و در واقع برای حل بسیاری از مشکلات، ضرورتی برای تلاش مجدد وجود ندارد. انجمن کاربران نرم افزار می توانند با استفاده از کانال های ارتباطی مختلف، دانش و تجربه خود را منتشر کنند. بدین وسیله نرم افزارهای متن باز می توانند مسیر رشد و توسعه برای پاسخگویی به نیازمندی های گوناگون را طی کنند.
در مستند گذشته در مورد مفهوم مدیریت فرآیندها ی کسب و کار، به طور کامل به مفاهیم مربوطه پرداخته شد. در این مستند مطالب مرتبط به کارایی و کاربردهای BPM ارائه می گردد.
۱- BPM چگونه کارایی سازمان را افزایش خواهد داد؟
به‌کارگیری BPM ( مدیریت فرآیندها ی کسب و کار ) منجر به شناخت رویه‌های استاندارد و فعالیت‌های روزمره سازمان شده و می‌تواند تأثیر بسزایی در مدیریت منابع نرم‌افزاری(اطلاعات، داده‌ها و تخصیص نیروی انسانی) و سخت‌افزاری(تجهیزات و مواد) مرتبط با این فعالیت‌ها داشته باشد. همچنین BPM نقش مهمی در خودکارسازی فعالیت‌های تکراری روزانه و نیز بهره‌مندی از دانش افرادی که با فعالیت غیرتکراری و خاص مرتبط هستند خواهد داشت. به‌طور مثال، اغلب سازمان‌ها به واسطه تولید اطلاعات در فعالیت‌های روزمره، و به اشتراک‌گذاری و نگهداری آن‌ها، حجم عظیمی از کاغذ را تولید می‌کنند. این روال به‌خودی‌خود پیچیده است اما مسئله وقتی پیچیده‌تر می‌شود که بحث ورود کارکنان جدید به سازمان و آموزش امور جاری سازمان به ایشان نیز در میان باشد.
BPM به‌واسطه تعریف و شناسایی صحیح فرایندهای سازمانی و پیروی کارکنان و مدیران از این فرایندها این مشکل را مرتفع می‌نماید و باعث می‌شود که کارکنان سازمان به‌جای هدر دادن وقت خود به‌منظور جستجوی اطلاعات مورد نیازشان، زمان خود را صرف راهکارهای رشد و تعالی سازمان نمایند.