مهندسی مجدد فرآیندها و بهبود سازمان، آرتاراد

تئوری ” بهبود سازمان ” چیست؟ مهندسی مجدد فرآیندها چه نقشی در آن دارد؟ بهبود سازمان دانشی است بر اساس علوم رفتاری که به مجموع و کل سازمان نظر دارد و با همکاری و مشارکت مدیریت عالی سازمان به اجرا گزارده می شود و بر توسعه و تغییر و بهسازی نظام ها تأکید می ورزد. فعالیت های بهبود سازمان در اطراف هدف ها و مأموریت های کوتاه مدت و میان مدت تمرکز دارد و هدف نهایی آن افزایش سلامت و درجه کفایت و اثر بخشی سازمانی است.

البته بین مفهوم بهبود سازمان و مفهوم مدیریت توسعه باید تفکیک قائل شد زیرا این دو مفهوم اساساً دارای نظرات متفاوت هستند.
هدف از بهبود مدیریت پرورش و بهسازی مدیریت به صورت انفرادی است در حالی که بهبود سازمان ضمن آنکه به پرورش و بهسازی مدیریت توجه دارد اساساً فعالیت ها در اطراف توسعه و بهبود نظام هایی متمرکز می شوند که نقش حیاتی در عملکرد سیستم کلی دارند.
بهبود سازمان را کوشش های بلند مدت برای بهبود فرایند های نو سازی و تجدید حیات و حل مسئله ها و مشکلات به ویژه از طریق مدیریت فرهنگ سازمانی اثر بخش با بهره گیری از تئوری و فناوری علوم رفتاری و کاربردی و تحقیقات میدانی می دانند.
با توجه به مطالبی که در بالا اشاره شد ملاحظه می شود در دیدگاه بهبود سازمان برای رسیدن به بهبود سازمانی باید از کانال بهبود رفتار سازمانی به بهبود ساختار سازمانی دست یافت ولی در دیدگاه مهندسی مجدد از بهبود فرایندها به بهبود ساختار و بهبود رفتار سازمانی می رسند.
بنابراین مهندسی مجدد بهبود سازمانی یا تعریف مبتنی بر فناوری رفتار سازمانی نیست اما به معنای عام خود به بهبود سازمانی منجر می شود. مهندسی مجدد با استفاده از شناخت فرایندها و اصلاح آنها به بهبود سازمان و بر بلند مدت بودن بهبود فرایند نوسازی تأکید دارد و مهندسی مجدد به انقلاب دفعی در سیستم و فرایندها تأکید می ورزد. انجام بهسازی سازمانی در تئوری بهبود سازمان به تهدید رقبا و استمرار بهبود توجه می کند و در مهندسی مجدد نه تنها به تحولات جدید فناوری توجه دارد بلکه فرایند را به گونه ای طراحی می کند که پذیرای فناوری ها در آینده نیز باشد و این امکان را پیش بینی می کند که فرایندها مجدداً و مستمراً مهندسی می شوند.

مهندسی مجدد و تغییر سازمانی :
اصولاً چند نوع دیدگاه وجود دارد. یک دیدگاه اختیار را برای انتخاب تغییر مورد بررسی قرار می دهد. تغییراتی راکه آزادانه اختیار می شوند ،تغییر برنامه ریزی شده و هدف دار گویند و تغییراتی که به اجبار بر سیستم تحمیل می شود را بی هدف می نامند که سیستم ناچار است برای انطباق خود با شرایط جدید برنامه ریزی مجدد داشته باشد.دیدگاه دیگر تغییرات را از نظر میزان تأثیرات بررسی می کند و تغییر ساده و عمیق تقسیم بندی می کند.دیدگاه دیگر زمان انجام تغییر را مدنظر قرار می دهد و در یک شیوه تغییرات تدریجی را توصیه می کند و در شیوه مقابل تغییرات دفعی و سریع و انقلابی.دیدگاه دیگر هم معتقد است هر سازمان در طول عمر خود پنج مرحله رشد را می گذراند. تغییرات در درون هر مرحله کنترل شده و تدریجی است و تغییرات بین دو مرحله یا بحران دفعی و انقلابی است.
تغییر تکاملی سازمان ها عبارت است از تولد، کودکی، جوانی، بزرگسالی، بلوغ ، مرگ. تغییر سازگاری تغییرات ساده و سطحی مثل رشد تعداد کارمندان از ده نفر به سی نفر و تغییرات توسعه ای یا عمیق مثل تجدید نظر در شکل ساختاری و نوسازی و یا نو آوری گفته می شود.
مهندسی مجدد تغییر هدف دار و برنامه ریزی شده است یعنی پیش از آنکه تغییر از بیرون سازمان بر سیستم تحمیل شود سیستم پیش بینی تغییرات را می کند. به همین منظور بهبود و اصلاح فرایندها در مهندسی مجدد فعالیتی مستمر است اما تغییرات می تواند ساده یا عمیق باشد.
بر حسب ضرورت و در چارچوب اصلاح فرایندهاتغییرات هم می تواند سطحی باشد و هم می تواند به تغییر در ساختار منجر شود و توسعه ای و عمیق باشد. فلسفه تغییرات در مهندسی مجدد دفعی و سریع است و با تغییرات تدریجی سازگاری ندارد. و اما جایگاه مهندسی مجدد در این میان از مرحله کودکی تا پیش از مرگ در هر سازمانی قابل اجرا است زیرا سازمان ها همیشه مسیر تکاملی را تا انتها طی نمی کنند و بسیاری از بنگاه های اقتصادی در مرحله جوانی و بزرگسالی امکان مرگ و میر دارند.
کایزن چیست؟ ارتباط آن با مهندسی مجدد چیست؟
کایزن یک واژه ژاپنی است که به معنای بهبود می باشد. در این مبحث دارای دو معنی بهبود مستمر و مشارکت کلیه کارکنان می باشد.کایزن عبارت است از رشد و توسعه تدریجی و همیشگی از طریق بهتر انجام دادن کارهای کوچک به منظور رسیدن به استانداردهای بالاتر و بهتر و به مفهوم بهبود مستمر و تحولی دائمی است و توأم با مشارکت همه افراد در یک شرکت یا یک سازمان.
روش مهندسی مجدد روش اصلاح فرایندها با توجه به آخرین دستاوردهای فناوری است. یعنی اگر بخواهیم با توجه به آخرین دستاورد های فناوری مجدداً آغاز کنیم چگونه آغاز کنیم. در نهایت کایزن به بهبود وضعیت موجود می اندیشد و مهندسی مجدد به آنچه که باید باشد.